Decydując, jak napisać ofertę, firm powinna pamiętać o odbiorcy i specyfice branży. Język powinien być przede wszystkim stosowny, a to, na ile kreatywnie i oryginalnie można przedstawić swoje produkty lub usługi, zależy od ich charakteru, czasem bowiem skuteczniejsza będzie klasyka i prostota przekazu.
Oferta handlowa jak wygląda?
Oferta handlowa może przybrać formę paru zdań w e-mailu, pliku Excel z wyceną lub kilkustronowego opracowania dodawanego jako załącznik w formacie Pdf. Nie ma jednego, uniwersalnego wzorca takiego dokumentu jak „oferta handlowa”. Jej kształt zależy od wielu czynników, w szczególności od: rodzaju firmy, typu oferowanych przez nią produktów oraz przede wszystkim od odbiorców, do których ten dokument jest adresowany.
Inną formę przybierze oferta kierowana do zupełnie nowych klientów, a inna do tych stałych. Inaczej przygotowywane są oferty sprzedażowe do dużych korporacji, gdzie sama oferta nierzadko przechodzi przez klika osób, a inaczej do małych firmy.
Z czego powinna składać się oferta handlowa? Pytanie nurtujące wielu…
Lista możliwych informacji, które bywają umieszczane w ofercie handlowej jest szeroka i nie ma obowiązku umieszczania ich wszystkich. Nie zawsze jest to potrzebne. Firma powinna skoncentrować się na tym, co jest najważniejsze i co może przykuć uwagę.
- Strona pierwsza – tytuł dokumentu oraz nazwa firmy, do której jest kierowana (np. „oferta handlowa dla firmy xyz ). Na pierwszej stronie możemy zawrzeć także dane, z kim powinien kontaktować się odbiorca dokumentu w przypadku dodatkowych pytań, datę sporządzenia oraz ważności oferty, w stopce dokumentu informacje o głównej siedzibie, oraz dane rejestrowe i adresowe przedsiębiorstwa.
- Spis treści – jeżeli dokument ma kilka części. Jeżeli całość oferty nie przekracza kilku stron, możną spis treści pominąć.
- Krótko o oferencie – kim jesteśmy, ile lat działamy na rynku, w czym się specjalizujemy, ile mamy pracowników, jakie posiadają oni kompetencje, certyfikaty (ważne szczególnie w przypadku świadczenia usług), itd. Bardziej jest to wypunktowanie pewnych faktów.
- Hasło, misja, wartości, cele firmy.
- Portfolio klientów (logotypy), z którymi współpracowaliśmy oraz pisemne referencje z ich strony (lub ich fragmenty).
- Jeżeli przedmiotem oferty są bardziej skomplikowane produkty lub usługi warto zawrzeć w ofercie opisujące doświadczenia innych firm z zakupu/ wdrożenia oferowanych rozwiązań.
- Opis pełnego zakresu usług/towarów. Nawet jeśli proponujemy tylko jeden produkt/usługę, warto także przedstawić całą ofertę pod kątem przyszłej współpracy.
- Główne korzyści. Informacja, co klient zyska nawiązując współpracę z firmą, a nie z konkurentami?
- Jeżeli oferta jest odpowiedzią na otrzymane zapytanie, wtedy ustosunkowujemy się do każdego wymagania i każdego zadanego tam pytania.
- Cennik, wstępna wycena lub zakres cen dla poszczególnych produktów/ usług. Informacje dotyczące tego, w oparciu o jakie zasady będzie rozliczana współpraca.
- Informacje o sposobie realizacji zamówień, harmonogram, sposoby płatności.
- Zastrzeżenia prawne (np. własności intelektualne, prawa autorskie, odsprzedaż, itp.), gwarancje.
- Specyfikacje techniczne, zdjęcia i szczegółowe opisy produktów, linki do dodatkowych materiałów na stronie, itp.
- Zachęta do kontaktu, zadawania pytań, zaproszenie do spotkania / telekonferencji.
Jak stworzyć skuteczną ofertę handlową? – wskazówki dla piszących
Posiadanie doskonałego asortymentu produktów nie zawsze wiąże się z przekonaniem do zakupu potencjalnych nabywców. Podobnie jest z ofertą handlową.
Tylko dobra oferta sprzedaży może być źródłem wielu intratnych kontraktów. Przydatnym narzędziem dla osób, które chcą opanować sztukę tworzenia skutecznych dokumentów sprzedażowych, są ich wzory. Na tej podstawie można w szybki sposób nauczyć się, które elementy należy zawrzeć i jak je prawidłowo osadzić. Najlepsze oferty handlowe są pisane z myślą o konkretnym kliencie, w pełni spersonalizowane pod jego wymagania, a uwzględniane są przy tym najlepsze dla niego produkty i rozwiązania.
Budowanie oferty handlowej to proces. Raz zbudowana oferta powinna być aktualizowana, zatwierdzona zarówno przez zespół handlowy i marketingowy oraz dopasowana do klienta.
Przygotowanie oferty zawsze powinno opierać się na dobrze zbadanych potrzebach klienta, weryfikacji wszystkich pozostałych elementów jak kwestie budżetowe, osoba decyzyjna i końcowy użytkownik, sposób podejmowania decyzji i czas.
Złożenie oferty to bardzo ważny moment w ramach procesu sprzedaży. Od tego momentu pojawia się szansa sprzedaży, która powinna zostać osadzona w czasie – termin domknięcia, dlatego handlowiec powinien świadomie składać oferty, zawsze dostosowywać je do klienta i weryfikować jego odbiór.
